Засади використання автоматизованої системи документообігу апеляційного суду (Нова редакція)

Засади використання автоматизованої системи документообігу Апеляційного суду Донецької області (далі - Засади) розроблено відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кримінального процесуального кодексу України (далі КПК України), Цивільного процесуального кодексу України (далі ЦПК України), Кодексу України про адміністративні правопорушення (КУпАП), Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 02.04.2015 р. № 25 та погодженого наказом Державної судової адміністрації України від 02 квітня 2015 року № 45 (із змінами внесеними рішеннями Ради суддів України від 05 червня 2015 року № 55, від 22 липня 2015 року № 79, від 03 березня 2016 року № 21) (далі Положення про АСДС).

1.1.Предмет регулювання

1.1.1. Цими Засадами відповідно до Положення про АСДС у випадках, прямо ним передбачених, визначаються правила застосування Апеляційним судом Донецької області Положення про АСДС з урахуванням юрисдикції та інстанційності суду, норм процесуальних кодексів та законів України, зокрема:

- запровадження спеціалізації (п. 2.3.10 Положення про АСДС);

- визначення складів постійно-діючих колегій суддів (п. 2.3.11 Положення про АСДС);

- визначення особливостей здійснення автоматизованого розподілу судових справ у випадках, передбачених п. 2.3.13 Положення про АСДС;

- особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов'язаних із здійсненням правосуддя (п.п. 2.3.14 – 2.3.16 Положення про АСДС);

- визначення обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом (п. 2.3.18 Положення про АСДС);

- визначення коефіцієнтів складності категорій судових справ (п.п. 2.3.14 – 2.3.16 Положення про АСДС);

- визначення коефіцієнтів адміністративних посад (п.п. 2.3.14 – 2.3.16 Положення про АСДС);

- визначення коефіцієнтів, що враховують форму участі судді в розгляді судової справи тощо (п.п. 2.3.14 – 2.3.16 Положення про АСДС).

1.1.2. Визначення особливостей автоматизованого розподілу судових справ у випадках, передбачених Положенням про АСДС, зборами суддів здійснюється з метою здійснення правосуддя з урахуванням фактичної чисельності суддів, наявної у суді кількості залів судових засідань, дотримання строків розгляду справ, встановлених процесуальним законодавством, раціонального використання суддями робочого часу, як з метою належної підготовки до розгляду судових справ, так і з метою виконання повноважень, що безпосередньо не пов’язані із здійсненням правосуддя (проведення узагальнень судової практики, надання методичної допомоги, здійснення адміністративних повноважень тощо).

1.1.3. Інші питання порядку функціонування автоматизованої системи документообігусуду, крім зазначених в п.1.1.1 цих Засад, регулюються Положенням про АСДС, наказами керівника апарату суду про визначення функціональних обов’язків та прав користувачів автоматизованої системи документообігу суду.

1.1.4. Наведені у Засадах терміни: автоматизована система, адміністратор автоматизованої системи, комп'ютерна програма,  провадження у судовій справі, суд, судова справа, реєстрація вихідної кореспонденції, постійно-діюча колегія суддів, основний склад постійно-діючої колегії, резервний суддя (резервні судді) постійно-діючої колегії, вживаються в значенні, визначеному в пункті 1.2 Положення про АСДС.

Термін «розумні строки розгляду справи» вживається в значенні, визначеному у відповідних процесуальних кодексах (КПК України, ЦПК України, КУпАП.

1.2. Розподіл судових справ між суддями

1.2.1. Для автоматизованого розподілу судових справ між суддями (колегіями суддів),визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи в Апеляційному суді Донецької області використовується комп'ютерна програма "Д-3", розроблена для загальних судів адміністратором автоматизованої системи - державним підприємством «Інформаційні судові системи».

1.2.2. Суддя у разі невиходу на роботу з причин, які не були заздалегідь оформлені наказом голови суду), зобов’язаний до 09.30 годин дня невиходу на роботу повідомити керівника кадрової служби або особу, яка виконує його обов’язки, про причини невиходу на роботу.

1.2.3.  Начальник відділу кадрів (особа, яка виконує його обов’язки) або особа уповноважена керівником апарату суду кожний робочий день до 10.00 перед початком розподілу судових справ і матеріалів надає керівнику апарату суду (особі, яка виконує його обов’язки) або уповноваженій ним особі довідку про відсутність суддів на роботі з зазначенням причин їх відсутності (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо) та належним чином засвідчені копії наказів про перебуванні суддів у відпустці, відрядженні тощо.

1.2.4. Керівник апарату суду (особа, яка виконує обов’язки керівника апарату суду) або уповноважена ним особа щоденно після надання довідки відділу кадрів вносить до електронного табелю обліку робочого часу суддів інформацію про наявність або відсутність суддів на робочому місці, перебування їх відповідно до наказів голови суду у відпустці, відрядженні тощо.

1.2.5. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ, визначеною відповідним розпорядженням керівника апарату суду.

Розподіл судових справ здійснюється в робочі дні суду протягом дня, а матеріалів кримінального провадження з перегляду ухвал слідчих суддів (11-сс) – негайно.

1.2.6. Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:

автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

пакетного автоматизованого розподілу судових справ після реєстрації певної кількості судових справ; пакетний розподіл справ в Апеляційному суді Донецької області здійснюється за розпорядженням керівника апарату суду або уповноваженої ним особи у разі одночасного надходження до суду не менше 30 справ;

розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

повторного автоматизованого розподілу судових справ.

1.2.7. Автоматизований розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів) здійснюється в автоматизованій системі з урахуванням спеціалізації суддів та складів відповідних судових палат за такими правилами:

із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;

для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;

із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.

1.2.8. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

за два місяці до закінчення повноважень судді;

за двадцять один календарний день до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів;

за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

у період відпустки судді;

за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

під час тимчасової непрацездатності судді;

за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо, без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;

в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, зокрема, у разі перебування судді судової палати з кримінальних справ та справ про адміністративні правопорушення у нарадчій кімнаті для постановлення судового рішення більш, ніж 2 робочих дні, - з часу видалення до нарадчої кімнати та до виходу з неї.

У разі перебування судді судової палати з кримінальних справ та справ про адміністративні правопорушення у нарадчій кімнаті для постановлення судового рішення більш, ніж 2 робочих дні, керівник апарату суду (особа, яка виконує його обов'язки) та/або уповноважена ним особа на підставі доповідної записки секретаря судового засідання (доповідна записка має містити інформацію про час видалення колегії суддів до нарадчої кімнати та час виходу з неї) вносить в електронний табель робочих днів суддів відомості про перебування судді у нарадчій кімнаті. Внесення в електронний табель робочих днів відомостей про вихід суддів з нарадчої кімнати здійснюється на підставі доповідної записки секретаря судового засідання на ім’я керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки) після проголошення судового рішення.

За результатами розгляду відповідних доповідних записок керівник апарату суду (особа, яка виконує його обов`язки), видає розпорядження

1.2.9. Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

У дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, а саме:

- за двадцять один календарний день до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів;

- за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів

відповідно до визначеного процесуальним законодавством принципу незмінності складу суду судді судових палат з розгляду цивільних справ не включаються  і до складу колегії.

1.2.10. Збори суддів відповідного суду за необхідності заслуховують керівника апарату суду з питань функціонування автоматизованої системи, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження суддів.

2.Спеціалізація суддів.

2.1. Спеціалізація суддів з розгляду конкретних категорій судових справ запроваджується рішенням зборів суддів.

Спеціалізація визначається із розрахунку розподілу не менше двох суддів на одну спеціалізацію.

2.2. В апеляційному суді запроваджена наступна спеціалізація:

- з розгляду цивільних справ (судді судових палат з розгляду цивільних справ у м. Бахмут та у м. Маріуполь);

- з розгляду кримінальних справ і проваджень та справ про адміністративні правопорушення (судді судових палат з кримінальних справ та справ про адміністративні правопорушення у м. Бахмут та у м. Маріуполь) ;

- з розгляду кримінальних справ і проваджень стосовно неповнолітних (судді судових палат з кримінальних справ та справ про адміністративні правопорушення у м. Бахмут та у м. Маріуполь).

2.3. У судовій палаті з кримінальних справ та справ про адміністративні правопорушення за рішенням загальних зборів суддів може запроваджуватися спеціалізація з розгляду окремих категорій кримінальних справ і проваджень, зокрема: за апеляціями на судові рішення слідчих суддів місцевих судів, з розгляду клопотань про проведення негласних слідчих (розшукових) дій тощо.

3.Визначення складів постійно-діючих колегій суддів

3.1. Цивільні справи, кримінальні справи і провадження в Апеляційному суді Донецької області розглядаються колегіально (цивільні справи - колегією у складі трьох суддів, кримінальні справи і провадження – у складі не менше трьох професійних суддів, а у випадках, передбачених частиною 9 ст. 31 КПК України - у складі п'яти професійних суддів).

Для колегіального розгляду справ збори суддів за пропозицією голови суду або секретарів відповідних судових палат визначають склади постійно-діючих колегій суддів.

Постійно-діюча колегія суддів - колегія суддів, що складається з основного складу та резервних суддів.

Основний склад постійно-діючої колегії - визначений процесуальним законодавством кількісний склад суддів, які здійснюють розгляд справи по суті.

Резервні судді постійно-діючої колегії - судді, які залучаються на заміну судді (суддів) - члена (членів) основного складу постійно-діючої колегії (за винятком судді-доповідача у разі неможливості останнім (останніми) здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді (продовжувати розгляд) судових справ.

Судді можуть входити до складу різних постійно-діючих колегій. Основною для судді є колегія, в якій він є суддею-доповідачем.

3.2. У разі зміни складу судової палати збори суддів за пропозицією голови суду або секретарів судових палат приймають нове рішення про визначення складів постійно-діючих колегій суддів у судових палатах, в яких відбулися зміни складу.

3.3. Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою визначається суддя-доповідач із числа всіх суддів відповідного суду з урахуванням їх спеціалізації та складів судових палат.

Після визначення судді-доповідача автоматизованою системою визначається склад колегії з числа суддів основного складу постійно-діючої колегії суддів.

У разі неможливості визначити необхідну кількість суддів з числа суддів основного складу, автоматизована система визначає суддів, яких не вистачає, з числа резервних суддів даної колегії.

У разі неможливості визначити склад колегії з числа суддів основного складу та резервних суддів, автоматизована система визначає суддів, яких не вистачає, з числа всіх суддів судової палати, до складу якої входить суддя-доповідач.

У разі, якщо кримінальне провадження підлягає розгляду колегією у складі 5 суддів відповідно до вимог частини 9 ст. 31 КПК України, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою визначається суддя-доповідач із числа всіх суддів відповідного суду з урахуванням їх спеціалізації та з урахуванням складів судових палат. Після визначення автоматизованою системою судді-доповідача автоматизованою системою визначається склад колегії з числа суддів постійно-діючої колегії суддів.

3.4. Встановлення днів засідання кожної колегії відбувається за розпорядженням секретаря відповідної палати.

День розгляду справи може змінюватися відповідною колегією суддів, виходячи із фактичних обставин розгляду справи.

4. Особливості здійснення автоматизованого розподілу справ між суддями.

4.1. Відповідно до п. 2.3.13 Положення про АСДС зборами суддів визначається, що крім випадків, встановлених п. 1.2.8 Засад (п. 2.3.3 Положення про АСДС), не розподіляються щодо конкретного судді судові справи також у разі:

- виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства) - протягом строку, визначеного в наказі голови суду (особи, яка виконує обов`язки голови суду), який видається на підставі службової записки секретаря відповідної судової палати;

- участі у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України - протягом строку, зазначеного в наказі голови суду (особи, яка виконує обов`язки голови суду), який видається на підставі відповідного документу, який надійшов від Національної школи суддів України.

4.2. У випадках виявлення секретарем відповідної судової палати значної різниці в навантаженні на суддів (колегію суддів) на підставі наказу голови суду за поданням секретаря судової палати не розподіляються щодо конкретного судді судові справи на період, визначений головою суду, але не більш, ніж 14 календарних днів.

4.3. У випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває до п'яти робочих днів, автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених обставин.

Випадки знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п'ять робочих днів, відповідно до Положення про АСДС фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов'язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

Збори суддів відповідно до п.2.3.13 Положення про АСДС визначили, що у разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи:

- розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов'язані з вирішенням питання про застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою тощо), крім клопотань про проведення негласних слідчих (розшукових) дій, здійснюється керівником апарату суду або уповноваженою ним особою у день надходження судової справи - суддя-доповідач визначається згідно черговості за списком суддів відповідної спеціалізації та судової палати, складеним в алфавітному порядку з урахуванням відомостей табеля обліку робочого часу; члени колегії визначаються згідно визначених зборами суддів складів постійно-діючих колегій відповідно до п. 3.3. Засад;

- розподіл клопотань про проведення негласних слідчих (розшукових) дій здійснюється головою суду у день їх надходження - суддя-доповідач визначається згідно черговості за списком суддів відповідної спеціалізації та судової палати, складеним в алфавітному порядку з урахуванням відомостей табеля обліку робочого часу;

- розподіл судових справ, якщо обставини, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, тривають понад п'ять робочих днів, - здійснюється керівником апарату суду або уповноваженою ним особою чи головою суду на шостий робочий день після надходження судової справи згідно черговості за списком суддів відповідної спеціалізації та судової палати, складеним в алфавітному порядку з урахуванням відомостей табеля обліку робочого часу; члени колегії визначаються згідно визначених зборами суддів складів постійно-діючих колегій відповідно до п. 3.3. Засад.

4.4. Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді

4.4.1. Раніше визначеному в судовій справі судді-доповідачу передаються судові справи, передбачені пунктом 2.3.44 Положення про АСДС.

4.4.2. Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.

4.4.3. У разі надходження апеляційних скарг, які подані в рамках однієї справи, але на різні судові рішення, такі апеляційні скарги передаються раніше визначеному судді-доповідачу, якщо апеляційне провадження не закінчено.

4.4.4. Судові справи, що надійшли із суду касаційної інстанції після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, передаються раніше визначеному у судовій справі судді-доповідачу, ухвалу якого скасовано чи у провадженні якого перебувала або перебуває судова справа.

4.4.5. Збори суддів відповідно до п. 2.3.47 Положення про АСДС визначають, що у випадку відсутності раніше визначеного в судовій справі судді-доповідача (зокрема, звільнення, припинення повноважень, відрядження на роботу до Вищої ради юстиції, Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Національної школи суддів України на постійній основі, відсторонення від посади у зв'язку з притягненням до кримінальної відповідальності, призов на військову службу, відпустка у зв’язку із вагітністю та пологами) у випадках, передбачених підпунктами 4.4.1 – 4.4.3:

- апеляційні скарги, що надійшли до суду апеляційної інстанцій після визначення судді-доповідача у цій судовій справі, якщо апеляційне провадження не закінчено, заяви про забезпечення позову, доказів - передаються судді-доповідачу, в провадження якого у зв’язку із заміною судді-доповідача буде передана відповідна цивільна справа або кримінальне провадження;

- судові справи, повернуті до апеляційного суду після виконання вимог частини сьомої статті 297 ЦПК та після до оформлення - підлягають повторному автоматизованому розподілу;

- апеляційні скарги на ухвали слідчих суддів, які надійшли в межах одного кримінального провадження; судові справи, повернуті до апеляційного суду після виконання вимог частини другої статті 359 КПК України, відповідно до пункту 11 Перехідних положень цього Кодексу - підлягають повторному автоматизованому розподілу;

- судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору - підлягають повторному автоматизованому розподілу.

У разі, якщо тимчасова відсутність раніше визначеного в судовій справі судді-доповідача (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо) призведе до неможливості розгляду справи у розумні строки, судові справи з апеляційними скаргами на ухвали слідчих суддів, які надійшли в межах одного кримінального провадження - підлягають автоматизованому розподілу в загальному порядку.

Решта судових справ та матеріалів, які мають бути передані раніше визначеному судді-доповідачу з підстав, передбачених в пунктах 4.4.1 та 4.4.3 Засад, у разі тимчасової відсутності судді-доповідача передаються судді-доповідачу у день, коли суддя приступив до виконання своїх обов’язків, якщо стосовно такої невирішеної справи не здійснено повторний автоматизований розподіл.

4.5. У випадках повернення до суду апеляційної інстанції судової справи, в якій судові рішення скасовувались з передачею судової справи на новий розгляд до суду першої інстанції (крім справ, у яких наявні обставини, що виключають повторну участь судді у розгляді справи, в тому числі перегляд справи за нововиявленими обставинами та ін.) підлягають автоматизованому розподілу на загальних підставах

4.6. Збори суддів відповідно до п. 2.3.13 Положення про АСДС визначають, що у разі повторного надходження до суду апеляційних скарг, з передбачених процесуальним законом підстав, вони підлягають автоматизованому розподілу на загальних підставах.

5. Особливості повторного автоматизованого розподілу судових справ між суддями.

5.1. Відповідно до визначеного процесуальним законодавством принципу незмінності складу суду, розгляд справи, як правило, проводиться визначеною автоматизованою системою колегією суддів.

Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки), що додається до матеріалів справи.

Тимчасова відсутність судді-члена колегії, як правило, не може бути підставою для зміни складу колегії суддів.

У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів-членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці тощо) заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки судді-доповідача у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи з числа суддів цієї постійно-діючої колегії у порядку, визначеному пунктами 1.2.7, 3.3 цих Засад.

5.2. Судові справи, що надійшли із судів касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, підлягають повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала така судова справа на момент повернення її із суду касаційної інстанцій не працює в цьому суді або таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 1.2.7 цих Засад (п. 2.3.3 Положення про АСДС).

5.3. Збори суддів відповідно до п. 2.3.17 Положення про АСДС мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом.

5.4. Збори суддів відповідно до п. 2.3.17 Положення про АСДС визначають, що у разі неможливості продовження розгляду цивільної справи суддею, який входить до складу колегії суддів і не є суддею-доповідачем, заміна судді-члена колегії з метою дотримання передбаченого законом розумного строку розгляду справи здійснюється автоматизованою системою за розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує обов’язки керівника апарату суду)на виконання вмотивованої службової записки судді-доповідача у разі :

- звільнення, припинення повноважень, відрядження на роботу до Вищої ради юстиції, Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Національної школи суддів України на постійній основі, відсторонення від посади у зв'язку з притягненням до кримінальної відповідальності, призов на військову службу, відпустка у зв’язку із вагітністю та пологами – одразу після настання зазначених обставин;

- перебування у відрядженні, відпустці, на лікарняному тощо незалежно від строку такої відсутності – як у справах за апеляційними скаргами на ухвалу суду, так і у справах за апеляційними скаргами на рішення суду, здійснюється  завчасно (не пізніш ніж за один робочий день до дати судового засідання або в межах строку, визначеного законом для вирішення питання про призначення справи до розгляду).

5.5. Збори суддів визначають, що у разі неможливості продовження розгляду цивільної справи суддею-доповідачем невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує обов’язки керівника апарату суду) на виконання вмотивованої доповідної записки секретаря судової палати або заступника голови суду у разі:

- звільнення, припинення повноважень, відрядження на роботу до Вищої ради юстиції, Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Національної школи суддів України на постійній основі, відсторонення від посади у зв'язку з притягненням до кримінальної відповідальності, призов на військову службу, відпустка у зв’язку із вагітністю та пологами – одразу після настання зазначених обставин;

- тривалого (більше 30 календарних днів безперервно в сукупності) перебування увідрядженні, відпустці, на лікарняному тощо у справах за апеляційними скаргами на ухвалу суду;

- тривалого (більше 60 календарних днів безперервно в сукупності) перебування увідрядженні, відпустці, на лікарняному тощо за апеляційними скаргами на рішення суду.

5.6. Збори суддів визначають, що у разі неможливості участі судді, який входить до складу колегії суддів і не є суддею-доповідачем, у призначений день у розгляді кримінальних проваджень:

- за поданнями про зміну територіальної підсудності;

- за апеляційними скаргами на ухвали слідчих суддів

заміна судді-члена колегії з метою дотримання передбачених законом строків розгляду справи, визначених статтями 34, 422 КПК України, здійснюється автоматизованою системою в день судового розгляду за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує обов’язки керівника апарату суду) на виконання службової записки судді-доповідача у справі.

У разі неможливості участі судді, який входить до складу колегії суддів і не є суддею-доповідачем, у призначений день у розгляді інших кримінальних проваджень заміна судді-члена колегії з метою дотримання передбачених законом розумних строків розгляду справи здійснюється автоматизованою системою за розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує обов’язки керівника апарату суду) на виконання службової записки судді-доповідача у разі:

- звільнення, припинення повноважень, відрядження на роботу до Вищої ради юстиції, Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Національної школи суддів України на постійній основі, відсторонення від посади у зв'язку з притягненням до кримінальної відповідальності, призов на військову службу, відпустка у зв’язку із вагітністю та пологами – одразу після настання зазначених обставин;

- тривалого (більше 15 календарних днів безперервно) перебування у відрядженні, відпустці, на лікарняному тощо.

При неможливості суддею-доповідачем продовження розгляду справи невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує обов’язки керівника апарату суду) на виконання вмотивованої доповідної записки секретаря судової палати або заступника голови суду у разі:

- звільнення, припинення повноважень, відрядження на роботу до Вищої ради юстиції, Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Національної школи суддів України на постійній основі, відсторонення від посади у зв'язку з притягненням до кримінальної відповідальності, призов на військову службу, відпустка у зв’язку із вагітністю та пологами – одразу після настання зазначених обставин;

- тривалого (більше 60 календарних днів безперервно) перебування у відрядженні, відпустці, на лікарняному тощо - у справах за апеляційними скаргами на рішення суду по категорії 11 та 11-кп;

- тривалого (більше 7 календарних днів безперервно) перебування у відрядженні, відпустці, на лікарняному тощо - за поданнями про зміну територіальної підсудності, за апеляційними скаргами на ухвали слідчих суддів;

- тривалого (більше 20 календарних днів безперервно) перебування у відрядженні, відпустці, на лікарняному тощо за апеляційними скаргами на рішення у справах про адміністративні правопорушення.

5.7. У разі неможливості проведення судового засідання через тимчасову відсутністьсудді-доповідача, особи, які беруть участь у справі, невідкладно повідомляються про неможливість проведення судового засідання помічником судді-доповідача, який складає відповідну довідку, яка долучається до матеріалів справи.

5.8. У разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи, повторний автоматизований розподіл судових справ здійснюється за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки) у порядку, визначеному пунктами 1.2.7, 3.3.цих Засад.  

5.9. Якщо судова справа розподілена судді-доповідачу, який не може брати повторну участь у розгляді справи (провадження) відповідно до вимог статті 21 ЦПК України та статті 76 КПК України, або такий суддя визначений автоматизованою системою у складі колегії,повторний автоматизований розподіл такої судової справи з метою заміни судді здійснюється за розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує обов`язки керівника апарату суду) на підставі вмотивованого судового рішення про відвід (самовідвід) судді (суддів).

5.10. У разі задоволення заяви про відвід (самовідвід) повторний автоматизований розподіл справ з метою заміни судді (суддів), що вибули, здійснюється за розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки) на підставі вмотивованого судового рішення про відвід (самовідвід) судді (суддів).

6. Складові коефіцієнту навантаження (ваги судової справи) при автоматизованому розподілі справ.

6.1. Збори суддів відповідно до п. 2.3.14 Положення про АСДС визначають наступні коефіцієнти складності категорій судових справ:

- звичайна цивільна справа - 1;

- за апеляційною скаргою на рішення суду, якщо обсяг цивільної справи складає 4 томи і більше - 1,5;

- кримінальна справа або провадження обсягом до 3 томів або за кількістю засуджених до 3 осіб, справа про адміністративні правопорушення - 1;

- кримінальна справа або провадження обсягом від 4 томів до 10 томів або за кількістю засуджених від 3 до 7 осіб - 1,5;

- кримінальна справа або провадження обсягом 11 томів і більше або за кількістю засуджених від 8 осіб і більше - 2.

6.2. Коефіцієнт навантаження:

З метою забезпечення умов для виконання суддями, які займають адміністративні або інші посади в органах судової влади, інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя, збори суддів відповідно до п. 2.3.14 Положення про АСДС визначають наступний рівень навантаження на суддів з урахуванням виконання ними адміністративних або інших обов'язків (відсоток справ, що підлягає розгляду такими суддями):

голова суду – 0,4 (40% річного навантаження судді відповідної судової палати);

заступник голови суду – 0,6 (60% річного навантаження судді відповідної судової палати);

- секретар судової палати – 0,5 (50% річного навантаження судді відповідної судової палати);

- член Ради суддів України – 0,5 (50% річного навантаження судді відповідної судової палати);

- суддя, що здійснює науково-викладацьку діяльність в Національній школі суддів України – 0,9 (90%. річного навантаження судді відповідної судової палати).

Якщо суддя, що здійснює науково-викладацьку діяльність в Національній школі суддів України є головою або заступником голови суду, секретарем судової палати, членом Ради суддів України, застосуванню підлягають обидва коефіцієнти.

6.3. Збори суддів відповідно до п. 2.3.14 Положення про АСДС визначають наступні коефіцієнти, що враховують форму участі судді в розгляді судової справи:

суддя-доповідач – 1;

член колегії суддів, що не є суддею-доповідачем – 0,33.

7. Внесення до автоматизованої системи відомостей щодо набрання судовим рішенням законної сили

З метою уточнення п. 2.7.1 Положення про АСДС збори суддів визначають, що відомості про набрання судовим рішенням законної сили вносяться до автоматизованої системи відповідальною особою апарату суду відповідно до її функціональних обов'язків, визначених керівником апарату суду.

8. Прикінцеві положення.

8.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду затверджуються рішенням зборів суддів і вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

8.2. У разі внесення змін до Засад збори суддів новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад.

Засади (зі змінами та доповненнями) вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на веб-порталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення зборів суддів.