Засади використання автоматизованої системи документообігу апеляційного суду (Нова редакція)

                                                                                                                          ЗАТВЕРДЖЕНО                                        

                                                                               рішенням загальних зборів суддів
                                                                               Апеляційного суду Донецької області
                                                                               від 23 вересня 2015 року

                  З А С А Д И
                                використання автоматизованої системи документообігу
                                 Апеляційного суду Донецької області

Засади  використання автоматизованої системи документообігу Апеляційного суду Донецької області застосовуються відповідно до вимог статті 15 Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 2 квітня 2015 року зі змінами (далі Положення), Цивільного процесуального кодексу України (ЦПК), Кримінального процесуального кодексу України (КПК).

Автоматизований розподіл скарг, заяв, клопотань, судових справ і визначення судді (колегії суддів) здійснюється автоматизованою системою документообігу з використанням комп’ютерної програми "Д-3", розробленої адміністратором автоматизованої системи для загальних судів.

1.      Розподіл справ та матеріалів. 

1.1.  Усі зареєстровані справи та матеріали, які підлягають розгляду суддями, щоденно розподіляються, за допомогою АСДС починаючи з 14:00 годин, а матеріали кримінального провадження з перегляду ухвал слідчих суддів (11-сс) негайно.

1.2.  Кожний робочий день до 10:00 начальник відділу кадрів (особа, яка виконує його обов’язки) або особа уповноважена керівником апарату суду, перед початком розподілу будь-яких справ і матеріалів, надає керівнику апарату суду (особі, яка виконує його обов`язки) довідку про відсутніх на робочому місці суддів з вказівкою підстав відсутності (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо).

1.3.  У разі невиходу судді на роботу з поважних причин, які будуть підтверджені документально, суддя повинен до 09-30 годин дня невиходу на роботу повідомити про це керівника кадрової служби або особу уповноважену керівником апарату суду.

2.      Спеціалізація суддів. 

2.1.       В апеляційному суді діє спеціалізація суддів, згідно з якою судді судової палати в цивільних справах спеціалізуються на розгляді  цивільних справ, судді судової палати в кримінальних справах та справах про адміністративні правопорушення  спеціалізуються на розгляді кримінальних справ і проваджень та справ про адміністративні правопорушення.

2.2.       У судовій палаті в кримінальних справах та справах про адміністративні правопорушення  за рішенням загальних зборів суддів  може діяти спеціалізація з розгляду окремих категорій кримінальних справ (проваджень): за апеляціями на судові рішення слідчих суддів місцевих судів, по справам (провадженням) щодо неповнолітніх, по розгляду клопотань про проведення негласних слідчих (розшукових) дій та інших.

3. Засади формування судових колегій.

3.1. Склади колегії суддів затверджуються рішенням загальних зборів суддів за пропозицією голови суду або секретарів судових палат. Постійний склад судових колегій формується з 3 – 4 суддів.

Резервними відповідно до п.2.3.11. Положення є судді з взаємозамінного  складу суду. Схема взаємозамінності складів суду затверджується рішенням зборів суддів.

Для розгляду  справи кількісний склад колегії формується з 3-х суддів у складі головуючого судді (судді-доповідача) та 2-х суддів, визначених автоматизованою системою розподілу справ згідно з налаштуваннями складів колегій суддів, визначними рішенням зборів суддів.

Встановлення днів засідання кожної колегії відбувається за розпорядженням секретаря відповідної палати.

3.2. У разі збільшення складу судової палати  новопризначені судді включаються до складу колегій суддів рішенням загальних зборів суддів.

4. Особливості здійснення автоматизованого розподілу справ між суддями.

4.1. В Апеляційному суді Донецької області застосовуються:

автоматизований розподіл судових справ одразу після реєстрації відповідної судової справи в день її надходження.

 З метою дотримання строків автоматичного розподілу справи в разі одночасного надходження до суду не менше 30 справ за розпорядженням керівника апарату або уповноваженою ним особою здійснюється пакетний автоматизований розподіл судових справ;

розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

повторний автоматизований розподіл судових справ.

4.2. Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою визначається головуючий суддя (суддя-доповідач) із числа всіх суддів відповідного суду з урахуванням їх спеціалізації (за її наявності). Після визначення автоматизованою системою головуючого судді (судді-доповідача) склад колегії суддів автоматично визначається автоматизованою системою згідно з налаштуваннями складів колегій суддів, визначними рішенням зборів суддів.

У разі якщо після визначення автоматизованою системою головуючого судді (судді-доповідача) не можливо визначити склад колегії автоматизованою системою в автоматичному режимі згідно з налаштуваннями складу колегій, склад колегії визначається в автоматичному режимі з числа резервних суддів взаємозамінного складу.

У разі якщо після визначення автоматизованою системою головуючого судді (судді-доповідача) не можливо визначити склад колегії автоматизованою системою в автоматичному режимі згідно з налаштуваннями складу колегій та з числа резервних суддів, склад колегії визначається в автоматичному режимі з числа суддів зі складу судової палати, до якої належить головуючий суддя (суддя-доповідач).

У разі, якщо кримінальне провадження підлягає розгляду колегією у складі 5 суддів відповідно до вимог ч.9 ст.31 КПК, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою визначається головуючий суддя (суддя-доповідач) із числа всіх суддів відповідного суду з урахуванням їх спеціалізації (за її наявності). Після визначення автоматизованою системою головуючого судді (судді-доповідача) склад колегії суддів автоматично визначається автоматизованою системою згідно з налаштуваннями складів колегій суддів і резервних суддів взаємозамінного складу, визначних рішенням зборів суддів.

4.3. У випадку призначення запасного судді у кримінальному провадженні відповідно до вимог ст.320 КПК він визначається автоматизованою системою згідно з налаштуваннями складів колегій суддів, визначними рішенням зборів суддів.

У разі якщо після визначення автоматизованою системою головуючого судді (судді-доповідача) не можливо визначити запасного суддю автоматизованою системою в автоматичному режимі згідно з налаштуваннями складу колегій, запасний суддя визначається в автоматичному режимі з числа резервних суддів взаємозамінного складу.

У разі якщо після визначення автоматизованою системою головуючого судді (судді-доповідача) не можливо визначити запасного суддю автоматизованою системою в автоматичному режимі згідно з налаштуваннями складу колегій та з числа резервних суддів, запасний суддя визначається в автоматичному режимі з числа суддів зі складу судової палати, до якої належить головуючий суддя (суддя-доповідач).

4.4. У разі неможливості виконання суддею, який входить до складу колегії суддів, обов’язків судді (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо), який не є головуючим суддею (суддею-доповідачем) у судовій справі, повторний автоматизований розподіл судових справ не здійснюється. У цьому разі, заміна відсутнього судді, який входить до складу колегії суддів, здійснюється на підставі розпорядження керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов`язки), шляхом автоматичної зміни складу суду з числа суддів постійної колегії суддів та резервних суддів з дотриманням принципу вірогідності, а у разі неможливості сформувати склад колегії з числа суддів постійної колегії суддів та резервних суддів склад колегії визначається в автоматичному режимі з числа суддів зі складу судової палати, до якої належить головуючий суддя (суддя-доповідач).

За наявності даних про неможливість виконання обов’язків судді суддею, який у судовій справі не є головуючим суддею (суддею-доповідачем), але входить до складу колегії суддів (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо), автоматична заміна судді здійснюється завчасно (не пізніш ніж за один робочий день до дати судового засідання), а у разі його неявки в судове засідання, з підстав, які не були відомі раніше,– терміново, за розпорядженням керівника апарату суду на підставі службової записки працівника апарату суду, відповідального за формування списків справ, призначених до розгляду або начальника відділу кадрів (особи, яка виконує його обов’язки). 

У разі необхідності вирішення головуючим суддею (суддею-доповідачем) питання про закінчення підготовчих дій та призначення справи до розгляду за відсутності судді, який входить до складу колегії суддів та не є головуючим суддею (суддею-доповідачем)(тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка, тощо), автоматична заміна відсутнього судді відбувається за розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує обов`язки керівника апарату суду) на підставі службової записки головуючого судді (судді-доповідача).

4.5. У разі неявки судді, який не є головуючим суддею (суддею-доповідачем) у судове засідання, неповідомлення ним причин неявки і неможливості встановити такі причини, автоматична заміна судді здійснюється у разі відсутності такого судді протягом 3-х робочих днів, а за апеляційними скаргами з перегляду ухвал слідчих суддів - протягом 1-го робочого дня відповідно до п.2.3.25 Положення за розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує обов`язки керівника апарату суду) на підставі службової записки секретаря відповідно судової палати.

4.6. Судові справи (провадження), в якій судові рішення раніше скасовувались з передачею судової справи на новий розгляд до суду першої інстанції,  і які  надійшли  до суду апеляційної інстанції, підлягають автоматизованому розподілу на загальних підставах, за виключенням суддів, які не можуть брати участь у розгляді даної справи (провадження) відповідно до вимог ст. 21   ЦПК  та ст. 76 КПК.

4.7. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

за два місяці до закінчення повноважень судді;

за двадцять один день до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

за три робочих дні до початку відпустки (якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів);

у період відпустки судді;

за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

під час тимчасової непрацездатності судді;

за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо, без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України –з моменту прийняття рішення про призначення;

в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ;

під час виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України)  протягом строку, зазначеного в наказі голови суду (особи, що виконує його обов`язки), який видається на підставі службової записки секретаря відповідної судової палати;

у разі перебування судді судової палати в кримінальних справах та справах про адміністративні правопорушення у нарадчій кімнаті для постановлення судового рішення більш ніж 2 робочих дні, з часу видалення до нарадчої кімнати та до виходу з неї.

Керівник апарату суду (особа, яка виконує його обов'язки) та/або уповноважена ним особа на підставі доповідної записки секретаря судового засідання  (яка повинна містити інформацію про час видалення колегії суддів до нарадчої кімнати та час виходу з неї) вносить відомості в електронний табель робочих днів суддів дані про перебування судді у нарадчій кімнати.

Внесення в електронний табель робочих днів суддів даних про початок призначення слухань здійснюється на підставі доповідної записки секретаря судового засідання, наданої керівнику апарату суду (особі, яка виконує його обов'язки) після проголошення судового рішення.

За результатами розгляду відповідних доповідних керівник апарату суду (особа, що виконує його обов`язки), видає розпорядження.

4.8. Можуть не розподілятися щодо конкретного судді судові справи на період не більше 2 тижнів підряд у випадках виявлення секретарем судової палати значної різниці в навантаженні на суддів (колегію суддів) на підставі наказу голови суду за поданням секретаря судової палати. У цьому випадку дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

4.9. У випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (щодо обрання запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотань про проведення негласних слідчих (розшукових) дій, тощо) здійснюється  головою суду у день надходження скарг, звернень,клопотань.

4.10. У разі надходження до апеляційного суду апеляційних скарг на рішення або ухвали суду першої інстанції після закінчення апеляційного розгляду справи, такі апеляційні скарги підлягають автоматизованому розподілу на загальних підставах.

4.11. На виконання п.2.3.17 Положення, з метою недопущення порушення строків розгляду судових справ, передбачених відповідним процесуальним законом, судові справи:

- повернуті до апеляційного суду після дооформлення відповідно до частини сьомої статті 297 ЦПК України за позовами про поновлення на роботі та   стягнення аліментів;

- з апеляційними скаргами на судові рішення, ухвалені по справам за позовами про поновлення на роботі та  стягнення аліментів, які були залишені без руху;

- з заявами про вирішення питання про виправлення описок та арифметичних помилок або роз'яснення судового рішення по справам за позовами про поновлення на роботі та  стягнення аліментів;

- цивільні справи з апеляційними скаргами на ухвали суду

передаються для повторного автоматизованого розподілу за розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки) на підставі службової записки секретаря відповідної судової палати, якщо відсутність головуючого судді (судді-доповідача) (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо) з моменту повернення/надходження справи або усунення недоліків апеляційної скарги до виходу судді на роботу перевищує 15 календарних днів.

5. Особливості повторного автоматизованого розподілу судових справ між суддями.

5.1.        У разі неправильного налаштування електронного табеля робочих днів суддів та розподілення судової справи головуючому судді (судді-доповідачу), який відсутній на роботі (тимчасова непрацездатність, відрядження, відпустка тощо), за розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує обов`язки керівника апарату суду), на підставі доповідної записки начальника відділу кадрів (особи, яка виконує його обов`язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл із заміною усього складу колегії суддів.

5.2.        У випадках розподілення судової справи головуючому судді (судді-доповідачу), який не може брати участь у розгляді справи (провадження) відповідно до вимог статті 21 ЦПК України та статті 76 КПК України, повторний автоматизований розподіл таких судових справ здійснюється за розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує обов`язки керівника апарату суду), на підставі доповідної записки начальника відділу документального забезпечення розгляду справ (канцелярія) (особи, яка виконує його обов`язки) із заміною усього складу колегії суддів.

5.3. У разі задоволення заяви про відвід (самовідвід) повторний автоматизований розподіл справ або ж заміна судді (суддів) у випадках, передбачених пунктом 2.3.49 Положення здійснюється на підставі вмотивованого рішення про відвід (самовідвід) судді (суддів), яке оформлено у вигляді заяви або ухвали.

6. Складові коефіцієнту навантаження (ваги судової справи) при автоматизованому розподілі справ.

6.1. Визначати коефіцієнт складності категорій судових справ:
-   цивільних  справ - 1;

-  цивільних справ з апеляційною скаргою на рішення суду обсягом від 4 томів -1,5;

- кримінальних справ та проваджень обсягом до 3 томів або за кількістю засуджених до 3 осіб, справ про адміністративні правопорушення -1;
- кримінальних справ та проваджень обсягом від 4 томів до 10 томів або за     кількістю засуджених від 3 до 7 осіб - 1,5;
-  кримінальних справ та проваджень обсягом від 11 томів і більше або за кількістю засуджених від 8  осіб і більше - 2.

6.2.  Коефіцієнт навантаження:

З метою забезпечення умов для виконання суддями, які займають адміністративні  або інші посади в органах судової влади; виконання інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя, обов’язків як за займаною посадою, так і обов’язків судді при автоматичному розподілі судових справ автоматизованою системою документообігу, визначити коефіцієнт (відсоток справ, що підлягає розгляду такими суддями) з урахуванням кількісного складу палати, інтенсивності та об’єму роботи:

 - голові суду – 0,4 (40% річного навантаження суддів відповідної судової палати);
 - заступнику голови суду – 0,6 (60% річного навантаження суддів відповідної судової палати);
 - секретарю судової палати – 0,5 (50% річного навантаження суддів відповідної судової палати);
 - члену Ради суддів України – 0,5 (50% річного навантаження суддів відповідної судової палати);
 - суддям, що здійснюють науково-викладацьку діяльність в Національній школі суддів України – 0,9 (90%. річного навантаження суддів відповідної судової палати).
            Якщо суддя, що здійснює науково-викладацьку діяльність в Національній школі суддів України є головою або заступником голови суду, секретарем судової палати, членом Ради суддів України, то застосуванню підлягають обидва коефіцієнта.

6.3. Визначити коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи:
-  суддя-доповідач– 1;
- член колегії суддів, що не є суддею-доповідачем – 0,1.